Changing to the euro

This is the last opportunity auditors and accountants will have as part of the annual audit or account preparation process to advise their clients on the steps needed to change to the euro and of the risks of not being prepared.

The evidence from many surveys is that quite apart from having no understanding of the changes in competition that the introduction of the euro will bring about, between a quarter and one third of all companies (with higher proportions in small and medium sized companies):

• Are not aware of the critical date for the change to the euro; that date is the 31.12.2001 and is frequently confused with the end of the period of dual circulation and euro and former national currency unit notes and coins, or with the 30 June 2002 (a wholly irrelevant date);

• Are not aware of the legal requirements to maintain their accounting and tax records in euro from 1.1.2002;

• Do not realise that they will only be able to transact in euro from 1.1.2002;

• Do not realise that it will not be possible to use the banking or credit card system to make or receive any payments in the former national currency units after 31.12.2001;

• Do not understand that 'preparation' means far more than just using converters for input and output information whilst retaining all internal records in the former national currency units;

• Are not aware of the length of time that 'preparation' could take and frequently consider that all that is needed is the purchase of appropriate software;

• Do not understand how to change prices to euro nor are aware of the need to calculate the cash flow and profit consequences of the change;

• Do not appreciate the increased risk of losses from error and fraud;

• Do not understand that staff will require training and that that training cannot occur until the management decide what their policies are to be;

• Have no understanding of the commercial risks of not being ready at the 31.12.2001.

The commercial risks of not being ready at 31.12.2001 include:

• An inability to continue trading except by using extreme measures such as resorting to manual recording because software will not work and the company will not be able to;

• enter into new contracts
• pay its employees
• pay its contractors
• render invoices and collect income;

• Consequently a severe risk to the 'going concern' status of the company;

• Damage to the credit status of the company;

• Loss of financial control of the company through having to operate externally in the euro but internally accounting for and making management decisions in another currency;

• Fines or rejection of Vat returns and company filing information because the records are not being kept in the euro;

• Insurable losses and other risks not being covered by traditional insurance policies because the introduction of the euro is a foreseeable event and insurance policies do not normally provide cover for foreseeable events.

The responsibility for preparing the company for the introduction of the euro lies with the managers of the company. They are responsible to the owners, creditors and other stakeholders for losses that occur as a result of failure to prepare properly.

Advisers to the company, and most particularly the accountant and auditor, where there is a failure or appears likely to be a failure to prepare properly, need to address these questions:

• Can they be satisfied that the company can continue to trade from 1 January 2002 i.e. remain a ‘going concern?

• Can they condone the situation of a company maintaining an illegal accounting system (if the regulations require that the internal accounting be in euro)?

• Where certain types of changes to IT systems such as 'wrapping' have been made are these acceptable, particularly where they are used to adapt complex databases?

• Can they accept a situation where the information required by the statutory authorities is kept in a currency which is not only different from the currency in which the reports to the authorities are made but which also no longer exists?

• Can they be satisfied that appropriate audit trails are in place and that material errors or fraud have not, or will not, arise?

• Can they be satisfied that the company is properly managing the risks that are involved in operating the company?

Each of these raises major issues. Unless there are exceptional circumstances, the advice to the company would be expected to be that the situation is wholly unacceptable. The auditor and accountant cannot be satisfied that the company is properly managing the risks that the company faces, including those of error and fraud, nor can the financial statements derived from such accounts be such that the auditor can give a 'clean' opinion.

Companies that delay increase the operational risks they face especially where software has to be changed or upgraded. The auditor and accountant and other advisers should encourage immediate detailed preparation and make management aware of the risks that a company faces if it does not prepare properly.

From the external auditor’s perspective there may be a number of other particular issues that need to be addressed, for example:

1. Is the company allowed to prepare and file its financial statements in national currency for the period ending 31 December 2001? If it is not then, in addition to auditing the underlying books and records and preparation of the draft financial statements in national currency units, the external auditor will have to confirm that the euro amounts shown are correctly calculated from the national currency units and that any subsequent rounding differences are explained.
2. If the company is allowed to prepare and file its 2001 financial statements in national currency units, then the audit of the draft statements would be undertaken in the usual way. However, the auditor may have to pay particular attention to the conversion arrangements that the company has made (or should have made), as part of its assessment of the going concern status of the company. The company will probably need to make a narrative disclosure in the report on the period ending 31 December 2001 on the conversion (or non-conversion) to the euro. This is because the abolition of the national currency unit as a unit of transaction and the subsequent removal of national currency notes and coins are significant post balance sheet events.
3. The external auditor will want to ensure that the company has correctly converted the trial balance and individual open balances as at 31 December 2001. As part of this work the auditor will want to ensure that the closing balance sheet is properly converted to euro as the opening balance sheet for 2002.

In some countries, France and Ireland are examples, the profession has provided advice on these issues to the extent applicable in their countries and recommended appropriate courses of action. Their advice is attached to this statement as an appendix and if auditors and accountants so wish there is no objection to them using this information as a model for any actions that they may feel that they may wish to take.

Indeed, we do believe that it is important for a communication to be sent to accountants and auditors. They too may be at risk from a failure to advise their clients, apart from any other consideration, as their own insurance policies may not provide protection for the same reason as the insurance policies of their clients.

Although this letter is addressed principally to member bodies within the Eurozone, there will be circumstances in other countries where the accountant and auditor may need to take actions. These circumstances are where:

• A company has subsidiaries operating within the eurozone;
• A company supplies companies in the Eurozone because there is a risk that a company supplying goods and services to a Eurozone company might not be paid or be paid only after a significant delay, or a market may disappear because that Eurozone company is unable to continue operating because it has failed to prepare;

• A company buys from a Eurozone company and its supplier is unable to continue operating and therefore a source of supply becomes suddenly unavailable.

FEE has published two detailed sets of advice about these issues. The first was in April 1998, entitled ' Advice to management and the statutory auditor on the impact of the introduction of the euro'. The second was in June 2000 entitled 'Changing to the euro; what would happen to a company on 1 January 2002 that had not converted to the euro? Advice to managers and their advisers'.

Copies of these publications are available from the FEE euro web site address, www.euro.fee.be.

Neither this statement nor the information contained in the Appendix can be regarded as providing comprehensive advice in all circumstances and it is up to each accountant and auditor to make their own judgements as to what is appropriate action and advice in the circumstances of each client.

Göran Tidström

President

Fédération des Experts Comptables Européens

Brussels, February 2001

Firms in preparing for the euro should have already considered practice management issues in handling the single currency including;

• Appointment of a senior member of the firm to take overall responsibility for euro preparations;
• Arranging training so that all staff dealing with clients have a good basic understanding of euro issues;
• Planning a methodical approach to ensure that all clients are made aware of the need to take action in response to the impact of the euro on their business or organisation;
• Deciding on the range of services which the firm can provide to clients in handling the euro changeover;
• Making a decision on whether to buy in outside expertise to deal with some euro related issues such as changes in computer systems;
• Taking action to ensure that your own internal systems can handle the changeover to the euro;
• Deciding on when to make the changeover to euro from Irish pounds in maintaining the records of the firm;
• Assessing the impact that the euro will have on the profitability of the firm;

Showing Irish pound and euro totals on fee invoices so that clients will understand that they are not being charged more when billed in the new currency.

As directors you have the responsibility of evaluating the actual or potential impact of the euro issue on your business, preparing and implementing plans to address the matters identified, preparing financial statements that properly reflect the effects of implementing the euro changeover and considering whether to disclose the impact of the issue on the company to the shareholders.

Our audit is not designed to provide assurance on whether the company has addressed or will be able to address on a timely basis the euro issue relating to its operations including computer systems. Nor is it designed to provide assurance on the impact or otherwise on your business operations, results or financial position of euro problems suffered by other parties with whom you do business whether as suppliers, customers or in some other capacity. This is because we consider risks affecting your business and your accounting and internal financial control systems only so that we can plan the audit and develop an effective audit approach. We will therefore only consider the euro issue in so far as it affects our general responsibilities in respect of the audit of financial statements and in accordance with Auditing Standards. We will request from you the euro related information and explanations that we consider necessary for the purposes of our audit.

We confirm that we are fully aware of the euro issue and have taken, or will take, the steps necessary in order to ensure that accounting systems and business processes are euro compliant.

L'introduction de la monnaie unique est un véritable challenge pour les entités. En effet, l’euro aura des conséquences sur leur activité, sur toutes leurs fonctions, sur leur environnement économique et également des conséquences techniques et notamment comptables.

L'introduction de l’euro est donc un événement majeur qui devra être pris en compte par les dirigeants des entités d'une part et par le commissaire aux comptes, d'autre part, dans la conduité de sa mission.

En conséquence, il paraît judicieux de préciser les responsabilités des dirigeants sociaux et la mission du commissaire aux comptes pour éviter toute distorsion pouvant exister entre la perception qu'ont les dirigeants du rôle de ce dernier comparé à la démarche et aux limites de sa mission. Le commissaire aux comptes apprécie dans quelle mesure il peut être nécessaire d'apporter des précisions par écrit pour éviter toute ambiguïté sur ce point.

Les dirigeants sociaux ont notamment la charge et la responsabilité, d’une part de définir la stratégie de l’entité face à l'introduction de la monnaie unique, d'autre part de mettre en place un système fiable de contrôle interne et d'établir des comptes, réguliers et sincères, qui donnent une image fidèle du résultat, de la situation financière et du patrimoine de l’entité.

Il est donc de la responsabilité des dirigeants de mettre en œuvre un processus leur permettant de s'assurer que l’entité ne sera pas affectée par d'éventuelles difficultés qui pourraient surgir à l’occasion du passage à l’euro.

La démarche retenue par les dirigeants devrait ainsi comporter les phases suivantes

Il convient de rappeler que malgré le caractère très exceptionnel pour certaines entreprises de cet événement, la mission du commissaire aux comptes demeure inchangée et la prise en compte des effets du passage à l'euro se situe dans le cadre de la démarche générale habituelle.

La loi du 24 juillet 1966 précise que le commissaire aux comptes a pour mission de certifier que les comptes présentés répondent aux qualifications de régularité, de sincerité et d'image fidèle. Pour cela, au cours de son audit, il apprécie l’organisation et le contrôle interne de l’entité en fonction de son objectif de certification des comptes annuels. Ainsi, il ne procédera à une étude et à une évaluation du contrôle interne que pour les systèmes significatifs (comptables, financiers...) utilisés pour l’établissement des comptes.

Il est rappelé que les travaux du commissaire aux comptes n’ont pas pour objet de le conduire à exprimer une opinion sur la qualité de l'ensemble des dispositifs de contrôle interne mis en place par l’entité. De même ils n’ont pas vocation à fournir à l’entité l'assurance qu'elle passera sans problème l'échéance de l’euro et que les actions définies par ses dirigeants lui permettront d'être prête à temps et de résoudre tous les problèmes qui pourraient survenir à l'échéance.

Toutefois, compte tenu du caractère exceptionnel de l’introduction de la monnaie unique et des risques potentiels pour l’entité, le commissaire aux comptes se devra d'être vigilant, tout au long de sa mission, sur les conséquences éventuelles du passage à la monnaie unique.

Le pouvoir d'investigation permanent qui lui est donné et qui est utile pour un exercice efficace de sa mission, l'amène à entretenir des contacts suivis avec les dirigeants et les personnes responsables de la société. à l’occasion de ces contacts, il peut répondre aux questions qui lui seraient posées sur l’introduction de l’euro; il ne saurait s'y refuser au prétexte que cette opération n’est pas encore réalisée et que le commissaire aux comptes ne se prononce que sur les documents déja établis.

Par ailleurs, dans le cadre de sa mission, le commissaire aux comptes est amené, lors de la prise de connaissance des procédures, à s'intéresser aux conditions de fonctionnement de la société, au sens le plus large, et aux dysfonctionnements qui peuvent avoir une incidence sur la qualité des informations produites. Il est utile qu'il signale aux dirigeants les points sur lesquels une amélioration est, de ce point de vue, nécessaire. Cependant, les avis ou recommandations que le commissaire aux comptes est amené à formuler aux dirigeants doivent rester en relation avec sa mission, telle qu'elle est définie par la loi; ils ne peuvent conduire le commissaire aux comptes à déroger aux règles d'indépendance, d'incompatibilité, de nonimmixtion dans la gestion qu'elle à posées.

Dans ce contexte, l'objectif est:

Compte tenu du calendrier d'introduction de l’euro, il convient de donner un échéancier indicatif (pour une entité clôturant ses comptes par hypothèse au 31 décembre 1998) des différentes étapes de la démarche générale d'audit à mettre en œuvre par le commissaire aux comptes:

Le passage à l’euro conduit le commissaire aux comptes à s'informer sur:

Cette analyse de l’impact de l’euro sur l’évaluation générale du risque doit être conduite en fonction de l’environnement de l’entité auditée, c'est-à-dire en fonction de son secteur d'activité, de sa taille, de son organisation, ...

A titre indicatif sont présentées ci-après quelques-unes des questions que le commissaire aux comptes peut aborder avec les dirigeants. Le questionnaire ci-après n’est qu'une trame qui devra être adaptée en fonction de l’entité auditée.

Le niveau d'information et de sensibilisation de l’euro*

Le degré de préparation de l’entreprise*

Les incidences de l’euro sur l'activité de l’entreprise*

L'incidence éventuelle de l’euro sur chacune des fonctions de l’entreprise*

A. Fonction trésorerie*

B. Fonction achats/fournisseurs*

C. Fonction production*

D. Fonction ventes/clients*

E. Immobilisations*

F. Fonction Ressources humaines*

G. Domaine juridique et fiscal*

L'incidence de l’euro sur votre système d'information*

Le choix de la date de basculement à l’euro*

Le passage à la monnaie unique est un événement majeur qui va avoir une incidence sur l'activité des entités et l’ensemble de leurs fonctions.

Par ailleurs, le passage à la monnaie unique est susceptible de faire apparaître des risques nouveaux au sein de l’entité. Les entités seront en conséquence amenées à mettre en place des procédures spécifiques pour pallier ces risques nouveaux.

à partir des orientations données par le programme général de travail ou plan de mission, le commissaire aux comptes effectue une étude et une évaluation des systèmes qu'il a jugés significatifs en vue d’identifier, d’une part les contrôles internes sur lesquels il souhaite s'appuyer et d'autre part les risques d'erreurs dans le traitement des données afin d'en déduire un programme de contrôle des comptes adapté. (Norme 2102 - Appréciation du contrôle interne).

Après avoir pris connaissance de la stratégie de l’entreprise face à l’euro, le commissaire aux comptes intègre dans sa démarche générale, dès la période transitoire, l'analyse des procédures mises en place par l’entité et liées à l’euro. En effet, la période transitoire, caractérisée par la règle du Ni-Ni (Ni obligation, Ni interdiction), est susceptible de générer des risques d'erreurs liés à l’existence d'une double monnaie⁽¹⁾ francs-euros.

Il prend connaissance notamment des procédures mises en place pour:

Il procède dans le cadre de sa démarche générale à des tests de conformité sur ces procédures et de fonctionnement sur les contrôles internes qui lui sont utiles.

Pour aider le commissaire aux comptes dans sa démarche, deux listes aide-memoire sont proposées ci-après, § 4:

Le risque que des erreurs significatives liées au passage à l’euro ne soient pas détectées par le commissaire aux comptes sera d'autant plus limité:

L'arrivée de la monnaie unique est susceptible de faire émerger des risques nouveaux qui peuvent être rattachés aux trois grandes natures de risques définies en audit:

• Risques liés aux opérations traitées

• Liste aide-mémoire - Système d'information

• Liste aide-mémoire - Procédures euro

La phase de prise de connaissance a permis au commissaire aux comptes de déterminer les risques pouvant être liés au passage à l’euro; il a lors de l'étape d'appréciation du contrôle interne identifié l’existence de contrôles mis en place par l’entité et sur lesquels il peut s'appuyer; il en a vérifié le fonctionnement. Il a également déterminé les situations particulières liées à l’euro.

En fonction de ces éléments, le commissaire aux comptes apprécie l’impact du passage à la monnaie unique dans son programme de contrôle des comptes.

Ces contrôles seront:

Le commissaire aux comptes dispose de diverses techniques de contrôle (contrôles sur pièces et de vraisemblance, confirmation directe, examen analytique...). Il utilise et adapte ces techniques habituelles pour les mettre en œuvre dans le contexte spécifique du passage à la monnaie unique, par exemple:

• examen analytique des flux euros et des flux francs,

• confirmations directes dans l’une ou l'autre des monnaies ou dans les deux,

• contrôle des conversions lors du contrôle sur pièces,

• etc.

Le passage à l’euro est susceptible de faire apparaître des situations particulières pour lesquelles le commissaire aux comptes doit mettre en œuvre des contrôles spécifiques.

Les comptes annuels des entités seront arrêtés et publiés en euros dès que les entités auront décidé de basculer leur comptabilité en euros.

Par exception, le Plan National de l’euro dispose que:

Remarque: Il est souligné que, par analogie avec la terminologie utilisée dans la loi du 24 juillet 1966, des comptes « établis » sont des comptes arrêtés par l'organisme d'administration compétent.

Le Comité d'urgence du CNC (avis n° 98-E du 17 décembre 1998) confirme que les comptes annuels pourront être arrêtés en euros à compter du 1er janvier 1999, quelle que soit l'unité, franc ou euro, retenue pour la tenue des comptes de l'exercice auquel ils se rapportent. Les comptes arrêtés en euros doivent être publiés dans cette même unité.

Cette disposition est applicable aux comptes de l’exercice 1998.

Selon le Plan National de l’euro, « les comptes sociaux et les comptes consolidés pourront éventuellement être tenus les uns en francs, les autres en euros. »

L'avis précité du Comité d'urgence du CNC est également applicable aux comptes consolidés établis à la diligence du conseil d'administration. Les comptes consolidés de l’exercice 1998 pourront par conséquent être publiés en euros.

L'avis du CNC n° 98-01 du 17 février 1998 stipule:

« Afin d'assurer la comparabilité historique des comptes la première publication des comptes annuels ou situations intermédiaires (individuels ou consolidés) exprimés en euros donne lieu à la présentation d'informations comparatives, exprimées en euros sur la base de la parité fixée au 1er janvier 1999. »

Il serait souhaitable que la monnaie utilisée et la parité au 1er janvier 1999 soient clairement indiquées sur les états de synthèse (bilan, compte de résultat, ...); de même , il devrait être indiqué que les comptes des exercices présentés à titre comparatif ont été exprimés sur la base de la parité au 1er janvier 1999.

L'annexe, dont l'objectif est de compléter l’information donnée par le bilan et le compte de résultat, doit comprendre tout élément qui peut avoir une influence significative sur le jugement des lecteurs.

Par exemple, le basculement de la comptabilité des entités en euros peut faire partie des informations à mentionner dans l'annexe des comptes (annuels ou consolidés) durant toute la période transitoire.

Dans le cas où les états de synthèse ne préciseraient pas la monnaie utilisée, celle-ci devrait être mentionnée dans l'annexe.

Pour la période transitoire, la Commission des opérations de Bourse à recommandé (Rec. n° 97-01, septembre 1997) aux sociétés faisant appel public à l'épargne:

La COB précise que ces chiffres pourraient être adaptés et complétés en fonction du secteur d'activité de la société. Il conviendra cependant, dans tous les cas, d'assurer la continuité des chiffres présentés tout au long de la période transitoire.

La formulation du rapport général n’est pas modifiée par le passage à l’euro, sauf indication de la monnaie des comptes certifiés (cf. § à ci-dessous).

Le passage à l’euro est susceptible d'avoir une incidence sur le rapport du commissaire aux comptes dans les différentes situations suivantes.

Le commissaire aux comptes certifie les comptes annuels et consolidés dans la monnaie dans laquelle ils ont été arrêtés.

Si l’entreprise, se prévalant des dispositions du Plan National de l’euro et de l'avis du Comité d'urgence du CNC (n° 98-E du 17 décembre 1998), décide de publier ses comptes annuels et consolidés pour l’exercice 1998 en euros, alors que sa comptabilité à été tenue en francs, le commissaire aux comptes certifie les comptes annuels et consolidés publiés en euros; il s'assure que la conversion en euros des comptes arrêtés (comptes annuels) ou établis (comptes consolidés) par l'organe d'administration compétent à partir d'une comptabilité tenue en francs a été correctement effectuée sur la base de la parité au 1er janvier 1999.

Pour la période comprise entre le 1er janvier 1999 et le 31 décembre 2001 (période transitoire), le commissaire aux comptes rappelle dans l’introduction de son rapport l’expression monétaire (franc ou euro) dans laquelle les comptes annuels et consolidés ont été établis et sur lesquels porte sa certification:

• Rapport général sur les comptes annuels

• Rapport sur les comptes consolidés

Lors de la première publication de comptes ou de situations intermédiaires (annuels ou consolidés) en euros, le commissaire aux comptes s'assure de la correcte conversion en euros sur la base de la parité au 1er janvier 1999, des données comparatives mentionnées pour l’exercice N - 1.

Le commissaire aux comptes met en œuvre les diligences prévues par la norme 2504 relative aux chiffres comparatifs. Dans le cas où il constate des anomalies qui ont une influence directe et significative sur l’interprétation des comptes de l’exercice contrôlé, ou en l’absence de chiffres comparatifs, il peut émettre une réserve ou un refus de certifier.

Le commissaire aux comptes vérifie que les informations relatives au basculement de la comptabilité en euros et, le cas échéant (cf. ci-avant § 1-D), à la monnaie utilisée, sont mentionnées. Si ces informations ne sont pas données, le commissaire aux comptes peut émettre une réserve.

Le commissaire aux comptes s'assure que la société répond aux recommandations de la COB rappelées ci-dessus (Cf § 1-E) et que la conversion des données chiffrées a été faite sur la base de la parité au 1er janvier 1999.

• Désaccord avec le choix ou l'application des règles et méthodes comptables*

• Limitation dans les diligences*

• Incertitudes*

Les obligations de vérifications spécifiques du commissaire aux comptes ne sont pas modifiées par le passage à l’euro.

Il lui appartient de faire application des normes CNCC applicables en la matière (cf. normes 213/214).

Ainsi, en application de l'article 228 alinéa 3 de la loi, le commissaire aux comptes:

« vérifie la sincérité et la concordance avec les comptes annuels des informations données dans le rapport de gestion du conseil d'administration ou du directoire et dans les documents adressés aux actionnaires sur la situation financière et les comptes annuels. »

Dans ce cadre, le commissaire aux comptes vérifie en particulier les informations données relatives à la monnaie utilisée et les informations comparatives requises par l'avis du CNC (n° 98-01 du 17 fevrier 1998) lors d'une première publication de comptes en euros.

Dans le cadre de sa mission générale, le commissaire aux comptes peut avoir identifié certaines faiblesses ou certains risques relatifs aux:

• degrés de préparation de l’entité,

• adaptations du système d'information à prévoir,

• procédures nouvelles à mettre en place,

• critères retenus par l’entité pour le choix de la date de passage.

En fonction de la nature et du caractère significatif de ces constatations, le commissaire aux comptes, pourra estimer utile, voire nécessaire, en application de l'article 230 de la loi du 24 juillet 1966, de les porter à la connaissance du conseil d'administration (ou de l'organe équivalent), dans la forme qu'il jugera la plus appropriée.

En cas de réduction du capital liée à sa conversion en euros, le commissaire aux comptes établit un rapport conformément aux dispositions légales applicables en cas de réduction.

Si le commissaire aux comptes estime, au vu des informations dont il dispose, que le dispositif mis en place pour organiser le passage à l’euro est inexistant ou inadapté et qu'il juge que cette situation constitue un fait de nature à compromettre la continuité de l’exploitation, il met en œuvre la procédure d'alerte.

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